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休職の制度は、法律によって一律で決められるものではなく、会社が自らの状況に合わせて定めることが可能です。休職の期間を1年以上にしているケースは、主に休職者の穴埋めが可能な体力を持っている大企業から多く見つかり、中小企業は1年を超えない場合が多いです。
この事例では、就業規則に休職の期間を一律にしてしまったことが問題の元です。休職期間内は無給にできても、社会保険料などの支払いの必要性は残っているため、会社側としては少なからぬ負担になります。
これに備えるため、勤続年数の長短によって休職期間を定めることが望ましいです。長期間にわたって会社に勤めた従業員ほど長期休職期間を可能にすれば、従業員からの不満も収まるでしょう。
なお、勤続年数が短い人やパートタイマーなどに対しては、休職制度の適用をしないことにしてもかまいません。これも就業規則に詳しく定めて、思わぬ損失を負うことの内容にしましょう。