マイナンバー「どうやって?」

入社時・源泉徴収票などの作成時・退職時の社員のマイナンバー、支払調書作成時の社員以外のマイナンバーを、それぞれどのように取り扱えばいいでしょうか?

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入社時・源泉徴収票などの作成時・退職時の社員のマイナンバー、支払調書作成時の社員以外のマイナンバーについて、次のように取り扱いましょう。

1.入社時
 新入社員より、扶養控除等申請書など、マイナンバーの記された書類を取得する。取得時に、次の事務で用いることを伝える。
○源泉徴収票作成事務
○雇用保険届出事務
○健康保険・厚生年金保険届出事務
→マイナンバーカードなどにより本人確認をする。
→マイナンバーが記されている書類を、鍵のかかる場所に大切に保管する。
→マイナンバーが保存されているパソコンをインターネットにつなぐのであれば、最も新しいウィルス対策ソフトをインストールしておく。
 ※新入社員以外の社員についても、税・社会保障の事務のためにマイナンバーの収集が可能です。また、マイナンバーカードであればそれだけで本人確認が可能ですが、通知カードによって本人確認を行うのであれば同カードの他に写真付身分証明書(運転免許証、写真付社員証・学生証など)により確認します。

2.源泉徴収票などの作成時
→厳重に保管していたマイナンバーを、例えば次のような書類に記す。
○給与所得の源泉徴収票
○給与支払報告書
○雇用保険被保険者資格取得届
○健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
→書類を税務署、市区町村、ハローワーク、年金事務所、健康保険組合等に提出する。
 ※マイナンバーを取り扱う人を事前に決めておくことが大切です。また、マイナンバーを記したり、書類を提出したりした際には、業務日誌などへの記録を行いましょう。マイナンバーの記された書類(源泉徴収票の控えなど)は机上に置きっぱなしにはしないこと、外部の人の目に触れないようにすることに留意が必要です。

3.退職時
 退職する人より、退職所得の受給に関する申告書など、マイナンバーの記された書類を取得する。
→本人確認をする(マイナンバーに誤りがないか過去の書類の確認を行うことにより対応可)。
→書類を保管する(不要になったら廃棄する)。
→マイナンバーを例えば次のような書類に記す。
○退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
○雇用保険被保険者資格喪失届
○健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
→書類を税務署、市区町村、ハローワーク、年金事務所、健康保険組合等に提出する。
 ※不要となったマイナンバー(保存期間が経過したものなど)は、復元できないほどに細断できるシュレッダーなどを用いて廃棄します。マイナンバーの記された書類は、そのままごみ箱に捨てることのないようにしましょう。

4.支払調書の作成時
 大家・地主や税理士などより、マイナンバーの記された書類を取得する。取得時に、支払調書作成事務等で用いることを伝える。
→本人確認をする。
→書類を保管する(不要になったら廃棄する)。
→マイナンバーを支払調書に記す。
→支払調書を税務署に提出
 ※社員の場合と使い方は同じです。留意点も社員のマイナンバーと同様で、次のとおりです。
 ○継続して用いるのであれば、鍵のかかる場所に厳重に保管し、最新のウィルス対策ソフトを導入する。
 ○マイナンバーを用いる人を特定し、業務日誌などへの記録を行い、机上に置きっぱなしにはしない。
 ○不要となったマイナンバーは廃棄する。

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