マイナンバーを取得するために最低限必要である作業は、次のとおりです。
まず、マイナンバーを受け入れなければならない事務と概数を早々に洗い出す必要があります。
その後、従業員などに対する利用目的の通知、特定個人情報取扱規程又は業務フロー図の作成、就業規則の改訂（従業員10人以上の法人）の全てを行うのが理想的ですが、難しければ次善の策として従業員などに対する利用目的の通知、特定個人情報取扱規程又は業務フロー図の作成を行います。それも難しいのであれば、応急処置として従業員などに対する利用目的の通知を行った上で、早めに特定個人情報取扱規程又は業務フロー図の作成を行う必要があります。
なお、業務フロー図の作成は、中小規模事業者における対応方法です。特定個人情報取扱規程や業務フロー図を作成しないことについて、罰則が設けられているわけではありません。しかし、マイナンバーの漏えいが発生した場合、当然策定すべき規程類の策定を怠っていたことにつき、個人情報保護委員会による指導・助言又は勧告の対象となります。
就業規則を改訂するに当たっては、次のような条項を追加します。就業規則の改訂は従業員の代表による意見書とともに労働基準監督署届けなければなりませんので、相応の期間を要することを考慮しつつ、マイナンバー制度に対応する必要があります。
1.採用時における提出書類の追加及び書類徴求の目的通知
2.法人の利用目的の明示（限定列挙）
3.従業員の特定個人情報の取扱義務
(1)業務関連性のない特定個人情報の不取得
(2)職務以外での提示・利用・提供禁止
(3)部署異動時のデータ返還
(4)会社に対しての協力義務
(5)労使の特定個人情報の厳格な運用の宣誓
(6)規程制定
4.懲戒事由としての追加
5.損害賠償としての追加
(1)従業員の責任の明確化（故意・重過失）
(2)取引先に対する責任
(3)退職（解雇を含む）後における義務
