Q.
マイナンバー制度導入後の定期作業には、どのようなものがありますか？
A.
定期作業（実施の頻度）は、次のとおりです。
○取扱規程の見直し（年に1回以上）
○従業員教育（年に1回以上）
○内部監査（年に1回以上）
○委託先の監督（随時）
なお、支社や支部を有する組織に関する留意事項は、次のとおりです。
○支社や支部で人事関係書類や支払調書、マイナンバーを扱っているのであれば、支社や支部の従業員に対する教育を徹底し、内部監査を行わなければなりません。
○入社内定者の人事書類（履歴書など）と併せてマイナンバー関連の書類を受領するのであれば、慎重に扱う必要があります。従業員が数百人に上る場合には、人事書類については支社や支部で受領しても、マイナンバー関連の書類については支社や支部で受領するのではなく、本社や本部の事務取扱担当者が利用目的を通知した上で受領するといいと思われます。従業員が数千名に上る場合には、支社や支部に事務取扱担当者や責任者を配置して対応することも考えられます。
○年末調整・扶養控除等（異動）申告書の従業員の扶養親族のマイナンバーについては、従業員が記入した上で提出します。これまで、年末調整・扶養控除等（異動）申告書を支社や支部で回収した後に、記載事項の修正や押印漏れへの対応を行っていたのであれば、これからは従業員が記載した後に封入し、支社や支部の取りまとめを行う人に渡し、本社や本部でそろえば本社や本部の事務取扱担当者が記載事項の修正や押印漏れへの対応を行う方がいいと思われます。なぜなら、従業員や扶養親族のマイナンバーをオープンにし、さまざまな人の目に触れる恐れがある状況にするのは、適切な管理とはいえないからです。従業員が数千名に上る場合には、支社や支部に事務取扱担当者や責任者を配置して対応することも考えられます。
