マイナンバーを扱う事務の範囲、特定個人情報等の範囲、事務取扱担当者を明確化します。そして、明確化した事務において事務の流れの整理を行い、取扱規程等で特定個人情報等の具体的な取扱いを定める必要があります。
取扱規程等では、次の管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等につき取り決めるといいでしょう。
○取得
○利用
○保存
○提供
○削除・廃棄
また、具体的に規定する事項に関しては、組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置を盛り込むことが大切です。
源泉徴収票の作成を行う事務の場合には、具体的には、次の事務フローに即し、手続の明確化を行う必要があります。
○従業員等より提出を受けた書類等を取りまとめる方法
○取りまとめを行った書類等の源泉徴収票等の作成部署への移動方法
○情報システムへのデータ（マイナンバーを含む）入力方法
○源泉徴収票等の作成方法
○源泉徴収票等の行政機関等に対する提出方法
○源泉徴収票等の本人に対する交付方法
○源泉徴収票等の控え、従業員等より提出を受けた書類及び情報システムで扱うファイル等の保存方法
○法定保存期間が過ぎた源泉徴収票等の控え等の廃棄・削除方法 等
なお、事務フローに即して記す必要があります。マイナンバーの取扱いに応じて、事務フローを変更しなければならない場合があります。担当者の役割の明確化が手続の明確化につながります。
