マイナンバー「どうやって?」

マイナンバーの取扱いを人事業務フローに加えると、どのようになりますか?

人事業務フローにマイナンバーの取扱いを加えると、次のようになります。

1.入社時におけるマイナンバー取得・本人確認(入社時)
従業員:入社書類一式・通知カード(写し)・身元確認書類の送付(会社へ)
→会社:入社書類一式・通知カード(写し)・身元確認書類の受領
→会社:通知カード(写し)と身元確認書類との照合
→会社:入社書類一式・通知カード(写し)・身元確認書類のデータベース登録(人事・給与システムへ)
→会社:入社書類一式・通知カード(写し)・身元確認書類の保管

2.マイナンバーの転記
 従業員:社内申請書類の送付(会社へ)
→会社:社内申請書類の受領
→会社:法定帳票の印刷
→会社:法定帳票・社内申請書類への転記、社内申請書類の保管
→会社:人事・給与システムから法定帳票への転記
→会社:法定帳票の送付(提出先機関へ)
→提出先機関:法定帳票の受領

3.目的外利用の排除
従業員:通勤手当申請書の送付(会社へ)
→会社:通勤手当申請書の受領
→会社:通勤手当申請書にマイナンバーを記すことが不要であるにもかかわらず、マイナンバーが記されていたのであれば、同申請書を返却(従業員へ)
→従業員:通勤手当申請書の受領
 ※マイナンバー法においては、利用目的が限定的に規定されています。ガイドラインでは事業者は、社員の管理のために、マイナンバーを社員番号として利用してはならない旨が記されていることから、従業員が利用目的に当たらない書類にマイナンバーを記してきたら、すぐに返却する必要があります。

4.マイナンバーの廃棄・削除(退職時)
 従業員:退職願の送付(会社へ)
→会社:退職願の受領
→会社:会社が保管しているマイナンバーが記された帳票の廃棄、人事・給与システムのデータベース内に保存されているマイナンバーの削除、退職願の保管

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